Офис это не только лицо компании, а и “кухня” в которой протекают все рабочие процессы. Достоверно известно, что конечные результаты компании напрямую зависят от эффективности его организации.

Среди основных технических вопросов при организации современного офиса можно выделить:

  • Построение корпоративной информационной сети (в том числе и с удалёнными филиалами)
  • Настройка корпоративных сервисов и подключение к ним пользователей (почта, CRM, ERP, …)
  • Организация корпоративной телефонной сети
  • Оптимизация телефонных переговоров
  • Организация интерактивных конференций и совещаний
  • Охрана материальных ценностей
  • Контроль рабочей дисциплины
  • Учёт посетителей
  • Санкционированный доступ в служебные помещения

Одной из наиболее значимых систем в современном офисе является структурированная кабельная сеть (СКС). От её работоспособности зависит работа всех остальных информационных систем, и как результат работа всего офиса.  К современной СКС предъявляют следующие основные требования: соответствие международным стандартам, высокая надёжность, простота в обслуживании и расширении. Красивым тоном в организации сети со стороны рабочих мест, является объединение силовых и информационных розеток одну группу под одной рамкой. Это достигается тщательным подбором всех компонентов на этапе проектирования. А применение всевозможных кабельных организаторов на рабочих местах делает рабочее место лаконичным и упорядоченным. В любом случае, проектирование и монтаж СКС должны производится профессионалами, дабы избежать ошибок в функционировании системы. Технологии не стоят на месте и всё большее распостранение получают беспроводные сети. Это связано не только с быстротой развертывания сети, а и с всё более увеличивающимися скоростями передачи данных беспроводных устройств. Одним из важнейших моментом в построении корпоративных беспроводных сетей является их защищённость. Она достигается целым рядом мер: применение шифрования,  разграничение прав доступа, запрет на вещание идентификатора сети (SSID), … Достаточно важной задачей в развёртывании корпоративной сети является организация связи с удалёнными филиалами. Как правило, для этих целей используют каналы сторонних организаций (провайдеров), при этом, необходимой защитной мерой является шифрование трафика между всеми узлами корпоративной сети. Как правило, функции шифрования трафика возлагаются на маршрутизирующее оборудование.

Организация современной корпоративной телефонной сети не возможна без применения решений IP-телефонии. Основными преимуществами использования IP-телефонии являются:

  • Использование корпоративной сети (нет необходимости в отдельной инфраструктуре)
  • Лёгкость в построении филиальной сети
  • Простота в добавлении новых абонентов (отсутствие физической привязки к телефонной розетке)
  • Улучшенная управляемость (ограничения, запреты, …)
  • Большие аналитические возможности (время разговоров, статистика по номерам, …)
  • Дополнительные сервисы (конференция, переадрессация, голосовые сообщения, отправка SMS, …)
  • Возможность организации видеотелефонии
  • Уменьшение затрат на связь

В отличие от аналоговой телефонии, где должно быть обеспечено физическое присутствие АТС и подключение к ней аналоговых телефонов, в системе IP-телефонии это не обязательно и АТС может быть удалённой. Это позволяет использовать одну АТС на несколько офисов компании. В случае небольшого офиса, возможно использование виртуальных АТС предоставляемых различными операторами на условиях абонплаты.

Оптимизация телефонных переговоров с точки зрения стоимости производится с помощью GSM-шлюзов. Данные устройства позволяют переводить телефонный трафик с внутренней телефонной сети напрямую в сети GSM связи. Оптимизация достигается автоматическим выбором предпочитаемого GSM оператора через которого буде совершён конкретный звонок. Например, при вызове мобильного оператора с кодом 067, шлюз автоматически произведёт звонок с карточки “Киевстар”.

Что делать если есть необходимость в периодическом проведении совещаний между сотрудниками компании находящимися в разных концах страны? – Использовать систему видеоконференцсвязи (ВКС). Данная система позволяет проводить удалённое общение на более качественном уровне максимально увеличивая эффект присутствия. Максимальный эффект присутствия достигается следующими средствами: стабильный скоростной канал передачи данных, качественная камера и микрофон, правильная расстановка мебели и мониторов в помещении, хорошие акустика и освещение. Организация системы ВКС может производится несколькими основными путями: программным, аппаратным и гибридным. В отличие от платных систем, бесплатные (Skype, Hangouts, …) ВКС не обеспечивают требования по безопасности и надлежащему качеству корпоративных соединений.

При организации офиса, не стоит забывать и о должной степени защиты материальных ценностей, которая достигается установкой систем охранной сигнализации и видеонаблюдения. В больших офисах или офисных центрах правильной с точки зрения структуры, является построение многозонной охранной сигнализации с большим количеством отдельных охранных групп. Такая система позволяет ставить под охрану отдельно взятые помещения, что повышает общий уровень уровень безопасности. Сигналы о сработке охранной сигнализации поступают на пост охраны (в случае его наличия) или пульт централизованного наблюдения охранной фирмы. Офисные помещения, находящиеся на первых этажах жилых зданий, в обязательном порядке должны быть оснащены металлическими решётками или защитными роллетами. Это предотвращает так называемые “рывковые кражи”, при которых за считанные минуты выносится дорогая офисная техника и другие материальные ценности.

Большинство руководителей уделяет пристальное внимание контролю трудовой дисциплины, а именно учёту рабочего времени. Он реализуется на основе систем контроля доступа (СКУД) с использованием сетевых контроллеров и считывателей бесконтактных карточек или отпечатков пальцев. В случае использования бесконтактных карточек не лишним будет обустройство полноценной проходной с рабочим местом охраны. На рабочем месте должно быть развёрнуто программное обеспечение фотоидентификации, позволяющее выводить на экран монитора фотографии сотрудников, привязанные к той или иной карточке. Это позволяет избежать случаев прохода человека по чужой карточке. Для полноценного функционирования системы учёта рабочего времени для каждого сотрудника должны быть определены рабочие графики учитывающие санкционированные отгулы, отпуска и больничные. Применение тонких бесконтактных карточек позволяет использовать их в качестве служебных пропусков. Для этого необходимо всего лишь напечатать всю информацию с помощью специального термопринтера. Если позволяют средства можно приобрести свой собственный принтер, либо заказывать такую услугу на стороне. На рынке существует много стандартов бесконтактных идентификаторов. Самым простым и дешёвым типом идентификатора является EM-Marin. Его недостатком является слабая защита от копирования вызванная его повсеместной распостраненностью. Для корпоративных целей рекомендуется применение более защищённых типов идентификаторов семейства MIFARE. Следует заметить что дальность считывания бесконтактного идентификатора зависит не только от считывателя а и от самого идентификатора.

Для организации учёта посетителей офиса необходима организация бюро пропусков. В простейшем случае, в качестве бюро пропусков может выступать рабочее место оператора с удалённым рабочим местом системы СКУД. С данного рабочего места возможно управлять параметрами бесконтактных идентификаторов: срок действия, права доступа, фамилия, имя, и.т.д. В полноценном варианте, в состав бюро пропусков дополнительно входит оборудование для персонализации пропусков, а именно: термопринтер, фотоаппарат со штативом и экраном.

Таким образом, для современного офиса мы предлагаем установку следующих систем:

  • Структурированная кабельная сеть
  • Беспроводная сеть
  • IP-телефония
  • Охранная сигнализация
  • Видеонаблюдение
  • Контроль и управление доступом (в том числе и на парковку)
  • Система учёта рабочего времени
  • Видеоконференцсвязь